„Wer von Ihnen ist freiwillig hier?“ fragte ich letztens im Chefentlastungstraining. Ich finde diese Frage berechtigt, denn die meisten Assistenzen haben so viel zu tun, dass vielen „eigentlich“ die Zeit für noch mehr Chefentlastung fehlt. 

9 von 10 Damen heben die Hand. Ich schmunzele „Hat Ihre Chefin oder Ihr Chef Sie geschickt?“, frage ich die Teilnehmerin, die nicht die Hand hob. „Ja, mein Chef meinte, das könne mir nicht schaden.“ Sie wirkt etwas unglücklich, während sie das sagt. 

Der Chef ist chaotisch

Als sie dann von ihrem Chef erzählte, handelte es sich bei ihrem Vorgesetzten, um einen besonders chaotisches Exemplar von Vorgesetztem, der zu spät zu Terminen kommt, Termine überzieht, seine E-Mails nicht liest, sich nicht an Absprachen hält und manchmal nicht aufzufinden ist. Als dieser Chef seiner Assistenz dann sagte, sie solle an einem  Chefentlastungsseminar teilnehmen, war die Assistentin verständlicherweise irritiert bis verärgert. Und dass sie keinen Sinn in dem Training sieht, konnte ich gut nachvollziehen. 

Chef und Assistenz müssen sich aufeinander verlassene können

Chefs erwarten von ihren Assistenzen Loyalität, Zuverlässigkeit. Sie möchten sich auf sie verlassen können. Und die Partnerschaft Assistenz und Chef funktioniert nur dann gut, wenn auch die Assistenz sich auf ihren Chef verlassen kann. Ja, ein Chef kann zu spät zu Terminen kommen. Aber Absprachen zu treffen und sich dann nicht daran zu halten, beschädigt das Vertrauensverhältnis. 

Lernen Sie Ihre Chefin/Ihren Chef kennen

Für alle Sekretärinnen und Assistentinnen, die ihre Chefin oder ihren Chef wirkungsvoll entlasten und unterstützen möchten, gilt: Lernen Sie, sie oder ihn besser zu verstehen und einzuschätzen. Seien Sie aufmerksam und fragen Sie sich „Weshalb tut er das?“ Die Antwort lautet übrigens nahezu niemals: Er macht das absichtlich, um mich zu ärgern und weil er ein böser Mensch ist. Korrekt ist vielmehr, dass Ihr Chef überlastet ist. Und wenn Sie akzeptieren können, dass er Ihre Zusammenarbeit nicht mutwillig torpediert, sondern sich überfordert fühlt, können Sie ihm bestimmt mit mehr Verständnis begegnen. 

Die Assistentin, die zuerst unfreiwillig in meinem Seminar gelandet war, nahm trotz der für sie demotivierenden Umstände viele konkrete Ideen mit, um die Zusammenarbeit mit ihrem Chef dann doch noch einmal konstruktiv anzugehen und das Miteinander auf ein neues, sicheres Fundament zu stellen.