Wie funktioniert Chefentlastung in digitalen Zeiten?
Neulich, im Webinar, sagt eine Teilnehmerin: „Meine Kollegin nimmt nicht an Seminaren teil; sie arbeitet seit 22 Jahren als Assistentin und kann schon alles“.
Ich gebe seit über 25 Jahren Seminare und kann nicht alles. Natürlich nicht. Und interessant, dass Menschen immer mal wieder denken, dass sie schon alles können, nur weil sie eine bestimmte Arbeit schon seit sehr langer Zeit verrichten.
Die erfahrene Kollegin hat, im Gegensatz zu uns Menschen, die glauben noch nicht alles zu können, keine Selbstzweifel. Alles, was sie tut, hält sie für richtig. Was aber, wenn mal etwas schiefgeht – und das tut es, glauben Sie mir. Sind dann die anderen Schuld, weil sie schon alles kann?
Ich bin kein Fan von so viel Selbstwertgefühl
Sie merken schon, ich halte den 100 von 100 Punkte-Blick auf sich selbst für keine geniale Idee. Und ich bin skeptisch, ob diese Komfortzone langfristig hilfreich ist, in Zeiten, in denen die Welt sich täglich verändert.
Früher war vieles anders
Was wie eine Plattitüde klingt, trifft zu einhundert Prozent auf die Arbeit im Sekretariat, Vorzimmer, als Assistenz zu. Mein Eindruck ist, dass sich Assistenz im Vergleich zu vor 25 Jahren komplett verändert hat. Und das nicht nur, weil die Bezeichnung „Sekretärin“ nicht mehr zeitgemäß ist für viele Jobs, sondern weil sich Sekretariatsarbeit für viele komplett gewandelt hat.
Hätte ich vor zehn Jahren im Seminar gesagt, dass auch Sekretärinnen/Assistentinnen im Homeoffice arbeiten können, hätten mir vermutlich neun von zehn Teilnehmerinnen einen Vogel gezeigt. Und jetzt? Chefentlastung funktioniert auch aus dem Homeoffice, muss sie sogar. Vorausgesetzt: Sie wissen wie und ruhen sich nicht auf dem Wissen aus, das Sie 25 Jahre begleitet hat und das jetzt leider nicht ausreicht.
Die Digitalisierung ist uns in die Chefentlastung „gefahren“
To-dos auf Papier zu notieren oder ab und an ein Post-it zu benutzen, das hat 25 Jahre okay funktioniert. Und allen Papier-Fans sei gesagt: Nur weil das noch immer einigermaßen funktioniert, ist das nicht die beste, effektivste Art, sich und den Chef zu organisieren.
„Früher“ gab es keine E-Mails
Mit dem Einzug der Digitalisierung ins Office hat sich alles verändert. Doch die eigene Arbeitsweise häufig nicht. Viele Assistenzen in meinen Trainings halten an lieb gewonnen Arbeitsritualen fest; sie sind Jahrzehnte gut damit gefahren. Doch mit der E-Mail-Flut können Sie diese Rituale getrost an den Nagel hängen. Und das sollten Sie auch.
Chef und Assistenzen sind gemeinsam gefordert
Was für Assistentinnen gilt, trifft auch auf Chefinnen und Chefs zu. Auch die kämpfen mit ihrer Komfortzone und Ritualen und tun sich mitunter schwer, digital zu arbeiten. Und da sind Sie als Assistentin gefragt: Seien Sie Vorreiterin, was die digitale Organisation angeht, und seien Sie Ihrem Chef jetzt die Assistentin, die er jetzt benötigt.
Unterstützen Sie ihn bei seinem E-Mail-Management, behalten Sie auch seine laufenden Vorgänge digital im Auge und organisieren Sie sich und ihn digital. Das ist gut für Ihren Informationsfluss und ist die Basis für Ihre wirkungsvolle Chefentlastung.
Wenn Chefs Vorreiter sind
„Mein Chef kennt sich besser aus, als ich“, sagte neulich eine Seminarteilnehmerin.
Mein Tipp: Lassen Sie es nicht so weit kommen. Das gibt Ihnen kein gutes Gefühl und schwächt Ihr Selbstvertrauen.
Digital-Kompetenz gut und schön. Und was noch?
Nur digital gut organisiert zu sein, reicht als Wunderwaffe für wirkungsvolle Chefentlastung leider nicht aus. Ihre Kommunikationskompetenz ist mindestens genauso wichtig. Oder wie wollen Sie einen Chef, der ungern delegiert, dazu bekommen, mehr Aufgaben an Sie abzugeben? Wie sorgen Sie ansonsten dafür, dass sich Ihr Chef an Absprachen hält? Oder wie sprechen Sie schwierige Themen an?
Wirkungsvolle Chefentlastung funktioniert dann, wenn Sie bereit sind, neue Wege zu beschreiten und in sich zu investieren. Tun Sie sich selbst den Gefallen, um Ihren wunderbaren Job als Assistentin mit noch mehr Freude erledigen zu können.
Mein zweitägiges Training „Wirkungsvolle Chefentlastung“ unterstützt Sie dabei:
