Wirkungsvolle Chefentlastung – wenn Sekretärinnen alles machen müssen und der Chef gar nichts
Neulich im Seminar: „Wer von Ihnen ist freiwillig hier?“ frage ich in die Runde. Neun von elf Sekretärinnen heben die Hand. „Hat Ihre Chefin oder Ihr Chef Sie geschickt?“, frage ich die anderen beiden. „Ja, er meinte, das könne mir nicht schaden.“ Beide Sekretärinnen wirken etwas frustriert bis traurig.
Welcher Chef macht so etwas?
Wie muss man als Chef drauf sein, seiner Sekretärin zu sagen „Geh da mal hin, das schadet dir nicht“? Ich finde das unprofessionell. Auch als Chef, oder besser gesagt, gerade als Chef, hat man die Verpflichtung, sich Gedanken über die Wirkung seiner Worte zu machen. Das haben die Chefs der beiden Sekretärinnen in meinem Seminar offensichtlich nicht getan.
Chaotische und überlastete Chefs handeln manchmal so
Wie sich dann herausstelle, handelte es sich bei ihrem Vorgesetzten, um einen besonders überlasteten, chaotischen Vorgesetzen, der sich weder an Absprachen hält noch seine E-Mails regelmäßig liest, und Termine überzieht. Und seine Sekretärin, wie sie sagte, hatte schon alles probiert. Sie selbst sah keinen Sinn darin, an einem Chefentlastungsseminar teilzunehmen. Das verstehe ich.
Versprochen ist versprochen und wird nicht gebrochen
Absprachen treffen und sich daran halten, gehört mit zu den wichtigsten Vereinbarungen zwischen Chef und Sekretärin. Das gilt vor allem, wenn Sie chaotische und überlastete Chefs wirkungsvoll unterstützen möchten. Gleichzeitig muss der Informationsfluss stimmen, damit Sie die Informationen für Ihre Arbeit erhalten, die Sie benötigen. Auch dafür benötigen Sie klare Absprachen, an die sich auch Ihre Chefin oder Ihr Chef halten muss.
Lernen Sie Ihren Chef richtig kennen und verstehen
Für alle Sekretärinnen, die ihre Chefs wirkungsvoll entlasten und unterstützen möchten, gilt: Lernen Sie, Ihren Vorgesetzen noch besser zu verstehen und einzuschätzen. Seien Sie aufmerksam und fragen Sie sich immer mal wieder „Weshalb tut er das?“ Die Antwort ist häufig, dass er überlastet ist. Und wenn Sie bereit sind zu akzeptieren, dass er Ihre Zusammenarbeit nicht mutwillig boykottiert, sondern sich überfordert fühlt, können Sie ihm bestimmt mit mehr Verständnis begegnen und ihn wirkungsvoller unterstützen.
Die beiden Sekretärinnen, die von ihren Chefs zu meinem Chefentlastungsseminar geschickt worden waren, nahmen trotz der widrigen Umstände viele Anregungen mit, um die Zusammenarbeit mit ihren Chefs dann doch noch einmal konstruktiv anzugehen und das Miteinander auf ein neues Fundament zu stellen.
